Как писать сообщения

2-12-2021

Для многих из нас электронная почта является наиболее часто используемой формой общения, поэтому полезно знать, как писать официальные письма. Хотя электронная почта не так формальна, она должна быть профессионально подготовлена, потому что она создает образ вашего или вашего бизнеса. Когда мы пишем клиенту, преподавателю, отправляем резюме, связываемся с офисом или лицом, которого мы не знаем, мы должны помнить о нескольких правилах общения. Ниже мы объясним, как правильно писать официальные и неофициальные письма, на которые получатель захочет ответить. А также как избежать наиболее часто повторяющихся ошибок. Также хотим порекомендовать почитать много крутых новостей https://zelv.ru/  в мире.

Нет сомнений в том, что официальное письмо, отправленное в профессиональных контактах, является чем – то очень важным-это свидетельствует о нашей личной культуре. Язык, на котором мы говорим, указывает на ценности, которые мы представляем. Прежде всего, имейте в виду, что каждое письмо должно иметь введение, расширение и окончание. Наиболее важным является прямой возврат к получателю и четкое представление основной цели сообщения.

При написании официального письма особенно актуальна тема сообщения. Ни при каких обстоятельствах мы не должны пропускать этот шаг. Название должно быть ясным и понятным для всех. Лучше всего будет, если в одном предложении в названии мы суммируем наше сообщение. Применение такого решения позволит нам избежать работы, вложенной в составление официального письма.

Очень часто многие получатели, которым мы направляем наше сообщение, не видя его названия, просто не открывают его. Помните, что в такой ситуации нет места метафорам или шуткам. С соответствующим названием получатель сможет легко назначить письмо определенной категории.

Вокруг формы начала служебного сообщения циркулирует большинство расходящихся мнений. Тем не менее, наиболее официальной формой введения является применение фразы “уважаемый мисс” или “уважаемая миссис”, в случае, если адрес электронной почты не указывает пол получателя и мы не знаем, кому конкретно мы направляем содержимое j сообщения. Таким образом, мы проявим уважение к человеку на определенной должности. Стоит знать, чтобы официальные названия писать всегда с большой буквы.

При написании служебного письма давайте скорее избегать фраз типа “привет”, так как некоторые люди негативно реагируют на начатое сообщение, поскольку оно указывает на превосходство отправителя. После предварительной части мы можем перейти к расширению нашего сообщения.

Верхний или нижний регистр

Когда после приветствия мы поставили запятую, то правильная часть письма должна начинаться строчной буквой. В служебной переписке давайте не будем ставить восклицательный знак или точку.

Служебное сообщение должно быть максимально коротким. Речь идет о том, чтобы быть скромным в словах и четко представлять цель установления контакта. Четкие и ясные сообщения также приятнее читать, что приводит к быстрому ответу со стороны получателя. Оптимальная длина служебного сообщения-это то, что должно быть в пяти предложениях.

Свое дело стоит изложить уже в первых отрывках текста. Сосредоточьтесь на том, чтобы уточнить свои мысли и команды. Хорошим вариантом является утолщение наиболее важных фрагментов и использование маркеров. Абзацы также приветствуются, что облегчит получателю чтение и лучшее понимание прочитанного текста.

При написании официального письма мы должны обратить внимание на то, чтобы оно было разборчивым, понятным и безупречным. Если мы выбрали официальное приветствие, которое является фразой уважаемый господин / уважаемая госпожа, давайте постараемся сохранить сообщение в таком тоне. Давайте не будем использовать уменьшительные, потому что это неуместно. Давайте также позаботимся о том, чтобы формальный текст не содержал информацию, которая может быть неясной для адресата. Электронная почта должна быть прозрачной и позволять вам понимать каждый поток.

Орфография играет ключевую роль. Перед отправкой сообщения давайте еще раз прочитаем текст и проверим, не ошиблись ли мы. Правильная пунктуация также важна.

В настоящее время использование ярлыков стало очень модным. Однако в формальном электронном письме нет места для такого рода решений. Для получателя они могут быть непонятны, так как чаще всего состоят только из нескольких букв, например. Официальное сообщение должно быть максимально разборчивым. В этом нам поможет использование коротких абзацев, перерывов, а также вышеупомянутых маркеров и жирного текста.

Хотя смайлик, добавленный к тексту, создает дружеские отношения, официальные электронные письма следует поддерживать в серьезном тоне. Разнообразие формального содержания смайлика часто воспринимается как малозаметное. В таких сообщениях использование смайликов свидетельствует о низком уровне компетентности.

Каждое рабочее письмо обязательно должно иметь окончание. Оно должно быть выдержано в таком тоне, как содержание-логически и согласованно. В случае, если мы начинаем нашу электронную почту словами уважаемый или уважаемый господин/уважаемая госпожа, лучше закончить текст фразой “с уважением”или “с уважением”. Хорошим вариантом также является использование формы я соединяю приветствия. Мы можем закончить и самим именем. В официальной переписке не следует использовать окончание “с уважением”.

Заканчивая служебное письмо, давайте вспомним, что важна наша личная подпись. Мы можем сделать это, используя ваше имя и введя должность, которую мы занимаем в вашей компании. В некоторых компаниях сотрудники имеют электронную визитную карточку.

В настоящее время переписка, осуществляемая по электронной почте, является основным инструментом коммуникации. Каждый день мы отправляем до нескольких десятков писем более или менее официального тона. Полезно знать основные правила, как писать письма, так как это напрямую влияет на то, как получатель получает.

_